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Nove operações, número medido no ERP

Cada caso aqui começa com uma perda que tinha valor em reais.

Nenhum “aumentamos a eficiência”. Cada linha traz o que era antes, o que passou a ser e em quantos meses o projeto se pagou.

Abrir o índice de casosComo medimos

Consolidado dos nove projetos

12 meses
Perda medida antessoma mensalR$ 118.400
Recuperado, medido depoissoma mensalR$ 79.260
Payback mediano9 projetos3,6 meses
Projetos ainda em evoluçãofase 46
Resultado no primeiro anoR$ 951.120

Números ilustrativos, consolidados de projetos anonimizados.

3,6 meses
payback mediano, do pagamento à recuperação
62%
da perda medida vira resultado, na média conservadora
1 semana
até a primeira parte no ar em todos os nove

01O índice

Abra qualquer linha para ver o dossiê do caso.

Filtre por setor. Cada dossiê traz o gargalo, o que foi construído, o número e uma frase de quem operou.

9 casos no índice

O que estava acontecendo

O pedido nascia no WhatsApp, virava foto de caderno e era digitado no ERP depois das 19h. O estoque só era consultado por telefone, e nenhum relatório mostrava quem tinha parado de comprar.

O que construímos

  • Pedido no celular com estoque em tempo real
  • Fila diária de clientes sem pedido no ciclo
  • Alerta de ruptura por item de giro alto

Quem operou

A digitação da noite acabou na primeira semana. O que me surpreendeu foi a fila de cliente parado: dois voltaram no mesmo mês.Gerente comercial · depoimento ilustrativo

O que estava acontecendo

Eram 210 orçamentos por mês, feitos no balcão e no WhatsApp. A retomada dependia de o vendedor lembrar. Um terço nunca recebia segundo contato — e o cliente comprava na loja da esquina.

O que construímos

  • Cobrança automática de orçamento em 48h e 5 dias
  • Painel do balcão com orçamento vencendo hoje
  • Contagem de estoque por leitor de código

Quem operou

Não mudou o jeito de vender. Mudou que ninguém mais esquece de voltar no cliente.Dono · depoimento ilustrativo

O que estava acontecendo

Sala vazia é custo fixo rodando. A recepção confirmava por telefone quando dava tempo, e a fila de espera existia só na cabeça de uma pessoa.

O que construímos

  • Confirmação por WhatsApp em 3 toques
  • Fila de espera que preenche a vaga cancelada
  • Painel de ocupação por sala e por hora

Quem operou

A falta caiu para 7%. O ganho real foi a recepção parar de passar a manhã no telefone.Coordenadora · depoimento ilustrativo

O que estava acontecendo

O técnico anotava o serviço no papel, entregava no fim da semana, alguém digitava, o faturamento saía onze dias depois. Peça trocada sem registro virava prejuízo silencioso.

O que construímos

  • Apontamento por voz no celular do técnico
  • Baixa de peça na hora, direto do estoque
  • Faturamento no mesmo dia da conclusão

Quem operou

Onze dias virou um. E o técnico não precisou aprender sistema: ele fala e o campo preenche.Gerente de operações · depoimento ilustrativo

O que estava acontecendo

A quebra era conhecida no total do mês, nunca por seção e nunca em tempo de agir. Compra e promoção decidiam por intuição, e o vencimento chegava antes da decisão.

O que construímos

  • Perda por seção, atualizada todo dia
  • Calendário de vencimento com sugestão de remarcação
  • Previsão de demanda por loja e por dia da semana

Quem operou

Descobrimos que 70% da quebra estava em três seções. A promoção deixou de ser palpite.Diretor de operações · depoimento ilustrativo

O que estava acontecendo

A compra era feita por lista de memória. Item campeão de venda ficava em falta enquanto item parado ocupava prateleira e capital. Ninguém cruzava giro com ponto de pedido.

O que construímos

  • Curva de giro por item, revisada por semana
  • Sugestão de compra com ponto de pedido automático
  • Lista de capital parado em item sem saída

Quem operou

Reduzimos estoque total e paramos de faltar. Parecia contraditório até ver a curva.Comprador · depoimento ilustrativo

O que estava acontecendo

Tratamento de oito sessões vendido, quatro executadas, quatro esquecidas. O paciente não voltava e ninguém tinha a lista de quem parou no meio — o valor já estava aprovado e virava fumaça.

O que construímos

  • Cronograma do plano com sessão pendente visível
  • Retomada automática de paciente parado há 21 dias
  • Valor aprovado × valor executado, por dentista

Quem operou

Tínhamos R$ 180 mil aprovados e parados. Metade voltou em quatro meses.Sócia · depoimento ilustrativo

O que estava acontecendo

Falta, nota caindo e boleto atrasado ficavam em três sistemas diferentes. A escola descobria o risco de saída em novembro, quando já não havia tempo de conversar com a família.

O que construímos

  • Grade de risco por turma, cruzando os três sinais
  • Alerta para a coordenação no 3º sinal
  • Histórico de conversa com a família no mesmo lugar

Quem operou

Passamos a conversar em maio, não em novembro. A renovação subiu 9 pontos.Diretora · depoimento ilustrativo

O que estava acontecendo

O medidor ia à obra, anotava, mandava planilha; o financeiro fechava três semanas depois. Quando o desvio aparecia, o concreto já estava curado e o material já tinha sido pago.

O que construímos

  • Apontamento de avanço no celular, com foto
  • Físico × financeiro na mesma tela, por etapa
  • Alerta de desvio acima de 4% no dia

Quem operou

O desvio de 6% na alvenaria apareceu na segunda-feira, não no fechamento do mês.Engenheiro responsável · depoimento ilustrativo

02Caso em destaque

Distribuidora de bebidas: o mesmo mês, antes e depois.

Mesma equipe, mesmo ERP, mesmo mês do ano anterior. O que mudou foi por onde o pedido passa.

Antes · março

19 h

por semana digitando pedido que já existia no WhatsApp.

Pedidos digitados fora do horário
68%
Ruptura em item de giro alto
7 itens
Clientes sem pedido no ciclo
12
Erro de preço na nota
4/mês

Depois · sexto mês

0 h

o pedido nasce no celular do vendedor e cai no ERP na hora.

Pedidos digitados fora do horário
0%
Ruptura em item de giro alto
1 item
Clientes sem pedido no ciclo
3
Erro de preço na nota
0/mês
Eu achava que o problema era o vendedor. Era o caminho que o pedido fazia até o sistema.
Diretor comercialDistribuidora de bebidas · depoimento ilustrativo

03Anatomia de um caso

Um caso só entra aqui se as cinco partes existirem.

É o que separa um resultado medido de um número escolhido a dedo.

  1. 1A origem do dadoDe onde saiu cada número: qual sistema, qual tabela, qual período. Se veio de estimativa, está escrito que veio.
  2. 2O período comparadoMesmo mês do ano anterior, ou média de seis meses. Nunca a melhor semana contra a pior.
  3. 3O que não mudouEquipe, preço, mix, sazonalidade. Se alguma dessas mudou no meio, o caso não serve como prova.
  4. 4O que ficou abaixoToda linha prometida que não bateu aparece no relatório com o motivo. Caso sem linha vermelha é caso mal medido.
  5. 5A validação do clienteO número é conferido por quem paga a conta antes de virar caso. Sem assinatura, não publicamos.
Relatório de resultado — 6º mêsDistribuidora de bebidas · comparado com março do ano anterior
Kivfy
Origem e período
FonteERP · pedidos
Períodomar × mar
Equipe7 → 7
Prometido × medido
FrentePrometidoMedido
Digitação de pedidoR$ 2.180R$ 2.310
Ruptura de estoqueR$ 3.100R$ 2.880
Cliente recuperadoR$ 2.020R$ 2.750
TotalR$ 7.300R$ 7.940
Ficou abaixo
Conferido pelo cliente em 12/07Publicação autorizada por escritoPágina 1 de 2

04Padrões que se repetem

Três coisas apareceram em todos os nove projetos.

Setor diferente, tamanho diferente, mesma raiz.

  • O dado existia e ninguém olhava

    Em nove de nove, a informação que resolveria o problema já estava no ERP. Faltava alguém colocá-la na frente de quem decide, no dia em que ainda dá para agir.

    9 de 9projetos

  • A perda maior era invisível, não a mais reclamada

    O que a equipe reclama costuma ser o segundo ou terceiro gargalo. O primeiro quase sempre é silencioso: cliente que parou, orçamento que morreu, sessão que não voltou.

    7 de 9projetos

  • A primeira semana definiu a adesão

    Quando a parte da semana 1 resolveu um incômodo real de quem opera, o resto foi adotado sem treinamento. Quando começou pelo painel do gestor, a equipe empurrou.

    1 semanadefine o projeto

05Como medimos

O que entra na conta, e o que a gente recusa contar.

É a diferença entre resultado e marketing de resultado.

Entra na conta

  • Hora de trabalho eliminada × custo real da hora
  • Venda perdida por falta de item, pela margem do item
  • Cliente que voltou a comprar, pelo ticket dele
  • Perda de produto que deixou de acontecer
  • Antecipação de faturamento, pelo custo do capital

Fica fora

  • Crescimento de faturamento que veio do mercado
  • “Ganho de produtividade” sem hora medida atrás
  • Satisfação de cliente sem efeito em recompra
  • Economia de licença de software de terceiro
  • Projeção de anos futuros multiplicada por doze

Todos os números destas páginas são ilustrativos, de projetos anonimizados. Publicamos caso com nome apenas com autorização por escrito.

Continuar de onde faz sentido

A consultoria gratuitaA conversa que produz a primeira coluna de cada linha acima.O métodoAs quatro fases, com prazo, entregável e ponto de saída.MateriaisA planilha de perda por gargalo, com a fórmula aberta.Perguntas frequentesPreço, prazo, contrato, dados e o que não fazemos.

O próximo caso desta página pode ser medido na sua operação.

A conversa de 90 minutos produz exatamente a primeira coluna de cada linha acima: a perda, em reais.

Agendar diagnósticoVer o método
Medido no seu ERP
Não usamos pesquisa de percepção como prova de resultado.
Com a linha que falhou
Todo relatório mostra também o que ficou abaixo do prometido.
Publicado só com autorização
Nome, número e depoimento passam pelo cliente antes.