Escopo que cresce em silêncio
O "só mais um ajuste" nunca vira aditivo, porque ninguém tem as horas somadas para mostrar.
Consultorias, agências e prestadores B2B
O projeto dá lucro até alguém somar as horas.
Proposta demorada, escopo que cresce sem aditivo e hora que ninguém registra: o serviço é bom, a margem é um mistério.
Projetos ativos — margem
este mêsProjeto Andrade · consultoriahoras dentro do escopo38%
Projeto Mirim · implantação12 h além do combinado9%
Aditivo sugerido · Mirimgerado com as horas anexasR$ 4.200
Hora sem registrodepois do apontamento no fluxo−74%
Margem média dos projetos31%
A margem de cada projeto atualiza com as horas do dia — o aditivo sai antes do prejuízo.
- 31%
- das horas de projeto sem registro no cenário típico, antes do apontamento
- R$ 7.400
- por mês em escopo extra entregue de graça
- 1 a 4 semanas
- da assinatura ao painel de margem por projeto rodando
01O que trava nessa operação
Três hábitos que comem a margem de quem vende conhecimento.
Levantado em consultorias, agências e estúdios de 5 a 40 pessoas.
Proposta que demora uma semana
O cliente pediu na segunda; a proposta sai na outra. Quem respondeu antes levou.
Status montado à mão
Sênior fazendo apresentação de andamento em vez de entregar projeto.
A conta da sua operação sai do diagnóstico, projeto a projeto, sem custo.Ajustar com os meus números
Kivfy — entramos na operação, medimos em reais o que cada gargalo custa e construímos a solução. Em semanas, não em meses.
Como funciona02Quanto isso custa na sua operação
Mexa nos controles e veja a conta mudar.
Os valores partem de médias medidas no setor. Ajuste para os seus números — a conta é recalculada na hora.
Calculadora da margem invisível
ajuste com os seus números18
R$ 180
31%
14
Base: 6% das horas sem registro são faturáveis, 2,4 horas de escopo extra por pessoa por mês e 5% das propostas perdidas por demora.
Perda estimada
por mês, somando as três linhas abaixo
- Hora trabalhada e não medidaR$ 8.437
- Escopo extra sem aditivoR$ 7.776
- Proposta perdida por demoraR$ 4.788
Payback do investimento típico2,2 meses
Estimativa para orientar a conversa. No diagnóstico, cada linha é medida com o dado da sua operação e validada com você.
Esse é um dos gargalos — e é só o que dá para estimar daqui. O diagnóstico mede todos, com o dado da sua operação.
Agendar diagnóstico03O que construímos para prestadores
Horas no fluxo, margem por projeto e proposta no mesmo dia.
Sem mudar sua ferramenta de projeto: o registro entra no fluxo que a equipe já usa.
Onde a margem se perde hoje
por causaEscopo extra sem aditivo42%
Hora sem registro31%
Retrabalho interno18%
Com o painel por projetovisível no dia
O aditivo sai com as horas anexadas, antes do prejuízo fechar.
Alocação do timeQuem está livre, quem está estourado, próxima semana visível.
Faturamento por marcoFatura disparada pela entrega aprovada.
Atendimento com IAPrimeiro contato respondido em minutos, com triagem por serviço.
Contratos recorrentesRenovação avisada com 60 dias e reajuste calculado.
Base de conhecimentoO que o projeto ensinou vira material para o próximo.
Painel do sócioMargem, alocação e funil de propostas num lugar só.
Conecta com
- Trello, Asana, Notion e afins
- Planilhas de horas
- WhatsApp Business
- Assinatura digital
04A conta desse setor
A conta de uma consultoria com 18 pessoas.
Os três números que a proposta traz antes da assinatura: a perda, o investimento e o tempo até se pagar.
Perda medidaR$ 14.100por mês em escopo extra, hora perdida e report manual
Investimento típicoR$ 15.000implementação, uma vez, no fluxo da equipe
Payback2,3 mesescom a mensalidade já descontada do ganho
Meses até o investimento se pagar2,3 meses de 12 meses de contrato
A gente descobria o prejuízo do projeto na retrospectiva. Agora o alerta chega quando ainda dá para cobrar aditivo.Beatriz Falcão · sóciaConsultoria de engenharia · Florianópolis, SC
Números e depoimentos ilustrativos de operações típicas desse setor, enquanto os casos reais não são liberados para divulgação.
05A prova
9% → 27%de margem
no tipo de projeto mais problemático de uma consultoria de 18 pessoas, em um trimestre.
- Antes
- O prejuízo do projeto aparecia na retrospectiva.
- Depois
- Alerta de estouro por etapa e aditivo com as horas anexadas.
Margem média por mês
6 mesesM1M2M3M4M5M6
69% → 96%Horas registradas
R$ 4.200/mêsAditivos cobrados
Medido na operaçãoCada número sai do sistema do cliente, mês a mês, não de estimativa.
06Como entra na operação
Quatro semanas, com uma parte funcionando por semana.
Nada entra de uma vez. Toda semana existe algo no ar para a equipe aprovar antes de seguir.
- Semana 1
Fluxo atual
Conexão com a ferramenta de projeto e o histórico de horas.
- Semana 2
Apontamento leve
Registro no fluxo e margem por projeto no painel.
- Semana 3
Alertas e aditivo
Estouro por etapa com evidência pronta para o cliente.
- Semana 4
Proposta e status
Modelos com aceite digital e painel do cliente.
Antes disso, o diagnóstico gratuito: 60 a 90 minutos com quem decide, e a conta na mesa.
Começar pelo diagnóstico- Escopo fechado antes de começarO combinado no diagnóstico é o que se entrega. Estouro de prazo é problema nosso.
- Equipe inteira dentroA mensalidade não muda com o número de usuários.
- Saída livreSem multa e sem carência; seus dados saem em formato aberto.
07Perguntas de quem é do setor
O que prestadores perguntam antes de marcar
Por isso o registro entra no fluxo que ela já usa, em segundos. Ninguém abre sistema novo para apontar.
Não. Conectamos à ferramenta atual; o painel de margem lê de lá.
A proposta usa blocos: o que repete vira modelo, o que é único você escreve. O ganho está em não começar do zero.
Melhor ainda: a margem por projeto mostra quanto do valor sobra depois das horas — é a conta que protege o seu preço.
O painel mostra o consumo do retainer em horas e entregas, cliente a cliente — o argumento pronto para renovar ou reajustar.
Semana 2. Os modelos nascem das suas últimas dez propostas reais.
Outros setores
O método é o mesmo. O que muda são as perguntas.
Distribuidoras e atacadoVendedor coleta pedido em vez de expandir carteiraMateriais de construçãoOrçamento no balcão que ninguém retomaIndústriaA fábrica produz; o escritório descobre depoisLogística e transporteMetade das ligações pergunta pela entregaAgronegócioO custo da safra fecha tarde demaisSupermercadosPerecível vence sem ninguém avisarRestaurantes e deliveryCompra no chute: sobra de um lado, falta do outroE-commerceCarrinho abandonado e ninguém volta a falarVarejoUma loja liquida o que falta na outraFarmácias e drogariasVencimento na gôndola, falta no balcãoClínicas médicasAgenda com furo e falta que aparece no diaClínicas odontológicasTratamento aprovado que para no meioAcademias e estúdiosAluno cancela e ninguém percebeu antesConstrutoras e obrasDiário de obra que vira retrabalho no escritórioImobiliáriasLead esfria antes de alguém retornarEscolas e cursosEvasão descoberta quando o aluno já saiuFranquias e redesCada unidade opera do seu próprio jeitoContabilidade e advocaciaA equipe mais cara confere documento o dia todoStartups e SaaSO produto cresce; a operação vira planilha
Consultoria gratuita
Qual projeto está pagando para existir?
Em uma conversa somamos horas, escopo e proposta — você sai sabendo a margem real por projeto.
- Sem custo. A consultoria é gratuita e não vira proposta automática.
- Com quem também vende serviço. A conversa começa pelo seu funil e pela sua entrega.
- Com número na mão. Você sai com o extrato das perdas calculadas e priorizadas.